Digitalizovaný chaos je pořád chaos. Firmy si musí nejdřív uklidit vlastní procesy

České firmy by měly v příštích letech strávit méně času administrativou. Vláda schválila jedenáct opatření, mezi nimi vznik Portálu podnikatele, propojení informačních systémů finančních úřadů a zdravotních pojišťoven, koordinaci kontrol nebo jednotnou platební bránu pro správní poplatky.  Je to dobrá zpráva. Zároveň ale otevírá trochu nepříjemnou otázku: Kolik zbytečné administrativy dnes firmám vytváří stát a kolik si jí vytvářejí samy?

Stačí se podívat na běžné fungování firemních financí. Účty v několika bankách, faktury v jednom systému, účetnictví ve druhém, zaměstnanecké výdaje ve třetím a rozpočty v Excelu. Každý nástroj může samostatně fungovat dobře. Problém vzniká mezi nimi, když musí lidé stejné informace opakovaně dohledávat, přepisovat a kontrolovat.

Používání aplikací ještě nedělá firmu digitalizovanou

Tady je dle mě zakopaný pes české digitalizace. Nestačí převést data z papíru do počítače nebo na každý problém pořídit novou aplikaci. Pokud firma místo pěti papírů používá pět systémů, mezi kterými musí zaměstnanec ručně přenášet informace, administrativy se ve skutečnosti příliš nezbavila. Skutečná digitalizace podle mě začíná až ve chvíli, kdy jednou zadaný údaj není potřeba zadávat znovu. Data mezi jednotlivými systémy proudí automaticky a lidé se místo jejich přepisování mohou věnovat práci, která firmě skutečně vydělává peníze.

Není to totiž jen otázka pohodlí. Podle studie Metropolitní univerzity Praha může pomalá digitalizace společně s byrokracií připravit českou ekonomiku až o 90 miliard korun ročně. Elektronizace alespoň čtvrtiny malých podniků by naopak podle stejné studie mohla zvýšit HDP přibližně o 45 miliard korun.

^REKLAMA

Méně aplikací, více přehledu

Dobře je to vidět právě ve finančním řízení. To je oblast, kde může propojení dat přinést velmi rychlý efekt. Pokud firma na jednom místě vidí účty napříč bankami, jejich zůstatky a pohyby, firemní karty, zaměstnanecké výdaje nebo příjmy a výdaje, nemusí stejné informace ručně skládat dohromady. A hlavně získává mnohem rychlejší přehled o vlastním hospodaření. Snižuje tak i rizika spojená s finančním řízením jako je náraz na nedostatek cash flow, optimalizavat strukturu financování, snížit objem hotovosti a náklady s tím spojené.

Ve Fidoo, kde poskytujeme expense management pro firmy a osvč a nově i multibanking, to vidíme u našich klientů na denní bázi. Hodnota digitalizace není pro ně to, že jednu účtenku zpracují elektronicky místo na papíře. Je v tom, že postupně odstraňují ruční práci mezi jednotlivými finančními procesy a mají tak volné ruce k posouvání vlastního byznysu.

Přínos přitom lze poměrně snadno vyčíslit. V našem interním testování ve Fidoo zabral celý proces od zadání po export do účetnictví u běžného výdaje čtyři minuty, u cestovního příkazu sedm a u zápisu do knihy jízd tři minuty. Při desítkách či stovkách položek měsíčně už jde o čas, který je ve fungování firmy skutečně znát.

Nejdřív ukliďte procesy, potom nakupujte technologie

Podnikatelský balíček proto vnímám jako pozitivní impulz pro český byznys i v širším smyslu. Princip, na kterém stojí – tedy propojovat systémy, odstraňovat duplicity a soustředit agendu na jedno místo – by měl platit i napříč českými firmami.

Firmy by jej měly brát jako impuls pro vlastní jednání a zbytečně nečekat, až je ke změně donutí regulace nebo nová povinnost. Začít mohou jednoduše: podívat se, které údaje zadávají několikrát, co stále řeší ručně a kde mají data roztříštěná mezi několik systémů. Typicky ve financích, účetnictví, fakturaci, výdajích nebo HR. U menších firem je to často externí firma, která poskytuje účetní služby, která nutí firmy k nastavení procesů v oblasti řízení financí, tak aby alespoň zákonné povinnosti byly naplněny. Je ale potřeba říct, že to často je na úplně minimální úrovni přidané hodnoty. Například plánování cashflow a celé firmy tak opět často končí v excelu.

Technologie a procesy jsou tak cestou ke zjednodušení, ne odděleně Cílem digitalizace totiž není přidat další nástroj, ale ubrat firmě práci. Stát může podnikům ubrat část administrativy, tu vnitřní si ale musejí vyřešit samy.

Autor: Radek Hájek, CCO Direct Fidoo