Tipy pro manažery: Není workshop jako workshop a kdy nemá manažer ztrácet čas?

Na úvod je potřeba pojmu správně porozumět.  Jak už překlad naznačuje, znamená workshop dílna. Představit si jej můžeme jako interaktivní děj, kdy se jednotlivci, týmy či celá skupina sdruží za účelu vyřešení předem daného cíle. Známe „motivační“ – například, když chceme účastníky nadchnout, přesvědčit, „nakoupit“ například manažery pro určitý záměr – třeba stěhování firmy nebo nové logo. Dále „řešitelské“ v případě, že připravujeme něco nového, řešíme problém jako třeba novou podobu firemního časopisu, nebo změnu interních pravidel. Poslední skupinou jsou „tréninkové“ workshopy, kdy se učíme novou dovednost. Tím může být efektivní telefonování nebo trénink obchodních dovedností apod. Zaměřme se teď na ty nejčastější, tedy řešitelské, případně tréninkové.

Workshop má moderátora

Moderátor řídí proces, mnohdy vystupuje i obsahově. Jeho role je i v přípravě, metodickém vedení a zpracování výstupů workshopu. Rovněž v následné pomoci týmu. Někdy po uskutečněném workshopu moderátor spoluřeší, radí, usnadňuje práci, vyhodnocuje nebo se jinak zapojuje. Je „nakoupen“ na dobu určitou, aby s týmem dotáhl do konce situaci, která se na workshopu otevřela.

Jste moderátor, co si tedy připravit?

Nejprve si ujasněte se zadavatelem z firmy celkový záměr workshopu, jeho cíle, organizaci, evaluaci a další kroky. Je potřeba také dohodnout a zajistit logistiku celé akce a nakonec vybrat lidi, zvolit postup práce, metody a techniky.

^REKLAMA

Pár tipů a rad jak zaujmout účastníky:

• Vizualizovat a vysvětlit cíl a záměr workshopu, přínos pro skupinu, roli moderátora, způsob práce;
• v průběhu workshopu kombinovat práci ve skupinách, individuální práci, společnou, měnit složení lidí ve skupinkách;
• zajistit shrnutí po každém dokončeném úkolu;
• mít zapisovače (obě role v jednom člověku se špatně stíhají);
• vytvářet veřejný postupný zápis;
• střídat tvořivé aktivity s analytickou prací, diskusí, simulacemi;
• používat icebreakery, hry, interaktivní techniky, odpočinkové aktivity;
• ptát se, diskutovat, oslovovat účastníky;
• hlídat hygienu duševní práce (únava, potřeba změny činnosti, zařazení pauzy);
• když práce nebyla dokončená, domluvit pokračování či následné kroky;
• na závěr shrnout: téma, zpracované výstupy, jejich přínos a zapojení do praxe účastníků;
• zajistit úklid prostor;
• vytvořit zápis pro každého, podrobný zápis pro zadavatele (co, kdo, kdy udělá);
• vyhodnotit průběh a závěry workshopu se zadavatelem;
• po domluveném čase vyhodnotit dopad akce (co se podařilo, slabá místa, nedostatky a chyby, co bude dále);
• nebo se moderátor účastní a přímo dohlíží na zavádění nového procesu, uskutečňování dohodnutých operací nebo průběh změny.

Workshop je typ akce, na které se moderátor naučí nejvíce. Dobře vedený workshop je velice náročný – časově, energeticky, organizačně, prostorově, personálně, často i finančně. Ovšem výsledek stojí za to. Lidé tvořili samostatně, jsou zaujatí, motivovaní pro další práci, mají jasno v tom, co dělat dál.