Obávané GDPR. Co představuje pro bytová družstva a společenství vlastníků a jak na něj vyzrát?

Nové evropské nařízení na ochranu osobních údajů General Data Protection Regulation neboli GDPR nabyde účinnosti už 25. května 2018. Nová pravidla zaručují všem občanům Evropské unie stejnou a vysokou ochranu osobních údajů. Přicházející změny pocítí každý, kdo s údaji pracuje nebo je shromažďuje. Typickým příkladem jsou společenství vlastníků a bytová družstva. Co pro ně může být řešením? Vybrat si spolehlivého dodavatele služeb (zejména rozúčtovací společnost).

Obecně můžeme říci, že GDPR zpřísňuje pravidla pro zpracování a evidence osobních údajů. Osobním údajem je jakákoliv informace, na jejímž základě je možné identifikovat danou osobu. Patří k nim nejen klasicky jméno, pohlaví a datum narození, ale nově také např. e-mail, IP adresa, telefonní číslo anebo číslo bytu ve spojení s adresou.

Co znamená GDPR pro společenství vlastníků a bytová družstva?

Změny také významně zasáhnou do chodu společenství vlastníků jednotek a bytových družstev. Jejich předsedové či členové výboru nebo představenstva (podle konkrétních stanov daného subjektu), nikoliv správcovské firmy či externí dodavatelé služeb, jsou totiž jako statutární orgán odpovědní za správu a ochranu osobních údajů obyvatel bytů.

„Doporučujeme předsedům společenství vlastníků jednotek a bytových družstev, aby v první řadě udělali revize svých databází, smazali nepotřebné údaje a zkontrolovali smlouvy s externími dodavateli,“ navrhuje Jana Machková, ředitelka společnosti ista Česká republika.

Správci objektů a rozúčtovací společnosti budou muset v důsledku změn přijmout různá technologická opatření, která mohou být finančně velmi nákladná. Dodavatelé nabízející příliš levné služby se proto mohou stát nespolehlivými. „Pokud si SVJ a BD najdou kvalitního dodavatele, který zaručuje technické zabezpečení citlivých dat na vysoké úrovni, ulehčí si mnoho práce a také sníží riziko vysoké pokuty,“ dodává Jana Machková.

^REKLAMA

Pokuta se může vyšplhat až na 20 milionů eur nebo 4 % z celkového ročního obratu. Pokud má tedy společenství vlastníků nebo bytové družstvo několikamilionové roční příjmy, může se pokuta pohybovat v řádech desítek až stovek tisíc korun. To je částka, za níž by se dala pořídit např. nová okna do celého bytového domu nebo zateplení fasády.

Co představuje GDPR pro jednotlivce a firmy obecně?

Změny se dotknou jak jednotlivců, tak i firem, institucí, zaměstnanců a dalších subjektů napříč všemi odvětvími a přinesou spoustu změn. Především více práv pro občany a více povinností pro firmy. Občan bude moci požádat firmu o informace týkající se zpracování osobních údajů, jejich opravu, nebo dokonce vyzvat k vymazání, pokud se nenajde oprávněný důvod, proč je firma potřebuje nadále uchovávat. Celkově budou muset firmy přijmout taková organizační a technologická opatření, která zajistí maximální bezpečnost, spolehlivost a důvěryhodnost při nakládání s osobními daty.